No centro de toda empresa ou organização de sucesso existe um sistema contábil que funciona bem. Os sistemas de contabilidade fornecem um método computadorizado de registro e acompanhamento das operações financeiras diárias, mensais e anuais de uma empresa. Além disso, pequenas e grandes empresas usam sistemas contábeis para gerar dados que lhes permitem tomar decisões precisas de gerenciamento. No entanto, se um sistema contábil trabalha para atingir esses objetivos depende de vários fatores.
Compatibilidade com negócios
As funções dos sistemas contábeis são influenciadas pela natureza dos negócios e pelas operações desse negócio. Diferentes indústrias exigem diferentes tipos de sistemas e diferentes recursos nos sistemas contábeis. Ter um sistema de contabilidade adequado ao setor garante que o sistema atenda aos objetivos específicos de uma empresa.
Além disso, as funções diárias de uma empresa também influenciam o tipo de sistema contábil exigido e como esse sistema funciona. No geral, um sistema contábil é eficaz na medida em que é compatível com as necessidades diárias do negócio, como armazenar informações do cliente, criar faturas, manter a conta e acompanhar os estoques.
Percepção
Como um sistema de contabilidade é recebido pelos funcionários e a administração de uma organização influencia sua eficácia e relevância. A resistência dos empregados a mudanças nos sistemas contábeis pode ser devido à complexidade do sistema, à eficácia de um sistema existente ou à apreensão em relação à introdução de controles e auditorias contábeis. No entanto, às vezes, os funcionários podem perceber a necessidade de sistemas contábeis, ao contrário dos pontos de vista da administração. A falta de apoio da administração pode tornar o sistema contábil irrelevante para as funções de tomada de decisão da organização. Isso ocorre porque os dados coletados pelo sistema são essencialmente para uso e consideração do gerenciamento.
Nível de Treinamento
Quando os sistemas contábeis são introduzidos em um ambiente de negócios, o treinamento de usuários é um requisito fundamental. O nível e a natureza do treinamento alcançado pelos usuários influenciam a maneira pela qual o sistema serve para atender aos objetivos do negócio. A falta de treinamento adequado entre os usuários, como gerentes e supervisores, pode fazer com que o sistema contábil seja um problema, e não uma solução para o gerenciamento financeiro. Por outro lado, os usuários bem treinados no tratamento de um sistema contábil usarão esse sistema para facilitar as funções contábeis e financeiras do negócio.
Implementação
A natureza da implementação e os parceiros de implementação influenciam a eficácia dos sistemas de contabilidade. Implementação não é o mesmo que instalação; envolve a integração do sistema contábil às operações de um negócio. Os parceiros de implementação incluem membros da equipe e, principalmente, o provedor de serviços. Um sistema mal implementado, que não tem o apoio dos membros da equipe e o acompanhamento do provedor de serviços, falhará. A entrada e o suporte dos parceiros de implementação garantem que o sistema de contabilidade desempenhe suas funções adequadamente.
