Embora seja apenas uma diferença semântica para alguns, a indústria em geral e particularmente as empresas de tecnologia da informação (TI) diferenciam o gerenciamento de programas e projetos com base no escopo de responsabilidade, cronograma de atividades e alinhamento com objetivos estratégicos versus táticos. O gerenciamento de programas é duradouro e está intimamente ligado aos objetivos estratégicos da organização. Os projetos são agrupados sob programas e geralmente têm uma duração curta e um resultado específico.
Significado
A diferenciação entre o gerenciamento de programas e o gerenciamento de projetos foi favorecida na última década como uma abreviação conveniente para indicar diferenças em prioridades e responsabilidades dentro de uma organização que possui vários projetos. A aceitação da diferença não é universal e algumas organizações ainda usam os termos de forma intercambiável.
Função
De acordo com o IBM Development Works, “o gerenciamento de projetos preocupa-se com a alocação dinâmica, utilização e direção de recursos (humanos e técnicos) e com o tempo em relação a esforços individuais e cronograma de entrega de produtos…”. por outro lado, estão envolvidos em “estabelecer e revisar objetivos, coordenar atividades entre projetos e supervisionar a integração e reutilização de produtos de trabalho provisórios e resultados”.
Prazo
Os projetos têm uma data inicial e final definida e estão focados em entregar um produto construído de acordo com as especificações dentro de um curto período de tempo. Os programas perduram por mais tempo com áreas mais amplas de responsabilidade e interesse.
Características
Um gerente de projeto está preocupado com o escopo do esforço, o orçamento para realizar as tarefas e alcançar o resultado desejado, e o tempo disponível para o sucesso. Os gerentes de projeto são investidos diretamente na alocação de recursos para tarefas específicas. Os gerentes de programa ficarão preocupados com a disponibilidade de recursos em vários projetos.
Os projetos são baseados em planos, projetos e cronogramas detalhados para alcançar um objetivo único. Os programas geralmente têm um escopo mais amplo e são orientados por metas alinhadas com o pensamento estratégico, como melhorar a eficiência, aumentar a participação de mercado ou criar uma nova linha de produtos. Os esforços em toda a organização para mudar estilo, comportamento ou foco estão no âmbito do gerenciamento de programas.
Outra diferença geral é que os projetos estão focados em atingir os objetivos dentro dos orçamentos estabelecidos, enquanto os programas são avaliados em relação ao retorno do investimento. Os gerentes de programa geralmente são responsáveis por vários projetos.
Embora um pouco amplo, pode-se pensar em um gerente de projeto como responsável por um produto de entrega e por um gerente de programa de um processo.
Benefícios
Os indivíduos precisam entender o critério no qual seu desempenho no trabalho é avaliado. Se espera-se que você obtenha um projeto corretamente, dentro do prazo e do orçamento, então você tem uma orientação clara no estabelecimento de suas prioridades. Se, por outro lado, seu desempenho é medido no contexto do retorno sobre o investimento global, você pode tomar decisões diferentes, fazer trocas entre projetos por recursos-chave e terá prioridades diferentes para gastar seu tempo e esforço.
Dividir a responsabilidade por projetos e programas também ajuda os indivíduos a subir e descer a cadeia de gestão para conhecer a pessoa mais apropriada para a resolução de conflitos e recursos adicionais.
