A administração central de caixa refere-se à prática de lidar com todas as transações financeiras a partir de um único local, em vez de deixar as transações financeiras nas mãos de locais individuais. Por exemplo, sua empresa pode optar por executar todas as transações financeiras no escritório principal em Seattle, em vez de permitir que escritórios satélites em todo o país lidem com as finanças individualmente. Embora a administração central de caixa ofereça algumas vantagens, como a melhoria da supervisão financeira, ela cria desvantagens também.
Incompatibilidade de software durante expansões
Embora as empresas de software tenham tomado medidas para melhorar as complicações que surgem quando diferentes programas tentam conversar entre si, os problemas de interoperabilidade ainda afetam as empresas. Esse problema geralmente se mostra especialmente problemático durante as fusões. Se sua empresa adquire outra empresa que administra softwares contábeis ou de escrituração contábil diferentes, a implementação de gerenciamento de caixa centralizado no negócio geralmente significa uma revisão completa da infraestrutura de TI financeira de outras empresas. Tais revisões requerem tempo, trabalho e custos.
Aumento do impacto de falhas no software
Supondo que nada dê errado com seu sistema de gerenciamento de caixa, os funcionários devem receber seus pagamentos como um relógio. Poucos sistemas de computador e pacotes de software permanecem livres de problemas ao longo de sua vida útil. Atualizações de software e até firmware defeituoso podem travar programas, consumir dados e congelar sistemas. Além disso, o erro do usuário em gerenciar ou manipular o software de gerenciamento de caixa ou até mesmo os dados pode atrasar os pagamentos para todos os funcionários e todos os seus fornecedores. O gerenciamento de caixa distribuído e baseado em papel também sofre com problemas de erro do usuário, mas limita o problema a um grupo menor ou a um único recurso, em vez de toda a sua organização.
Ajustes para vários fusos horários
O gerenciamento central de caixa cria o potencial de problemas de tempo se sua empresa funciona em vários fusos horários ou internacionalmente. Supondo que sua empresa paga todos os funcionários na mesma data, seu sistema deve contabilizar quando os bancos pararem de processar as transações em todos os fusos horários relevantes e acomodar os tempos de pagamento para os funcionários que trabalham na linha de data internacional. Em vez de enviar um pagamento em massa, como você faria se todos os funcionários morassem localmente, sua empresa deve gerenciar vários pagamentos em massa em um intervalo de horas.
outras considerações
Muitas pequenas empresas usam o gerenciamento de caixa central por padrão, porque a empresa tem apenas um único local. Se você decidir expandir, mas não implementar o gerenciamento de caixa central no momento, poderá posicionar sua empresa para uma alteração futura instalando software idêntico em todos os seus locais. Isso elimina o problema de interoperabilidade antes de iniciar e significa que você pode importar dados à vontade de qualquer um dos locais de sua empresa. A manutenção de um sistema de gerenciamento de numerário distribuído dificulta o trabalho de seus executivos financeiros, já que eles devem coletar e avaliar informações financeiras de todas as fontes para determinar a situação financeira de seus negócios.
