A estrutura organizacional formalizada se concentra em papéis e posições, e não nas pessoas nas posições. Formalização é o processo de criação de uma estrutura formalizada e inclui a manutenção dessa estrutura formal ao longo do tempo. Formalização de uma estrutura organizacional é comumente iniciada em uma tentativa de racionalizar o processo de tomada de decisão. A organização formalizada é essencial para a organização na qual os problemas são conhecidos e as mudanças são implementadas lenta e propositadamente.
Estrutura formal versus informal
Ao contrário da estrutura organizacional informal, que valoriza o indivíduo acima do cargo e permite a evolução das funções conforme prescrito pelo detentor do cargo, a estrutura organizacional formal consiste em papéis definidos que não são facilmente modificados. As estruturas organizacionais informais são, em alguns aspectos, mais inovadoras do que as estruturas formalizadas. No entanto, a estrutura informal é mais útil para indústrias que mudam rapidamente, como o setor de tecnologia. Além disso, o tamanho da organização pode indicar o grau de formalização exigido. É essencial entender as necessidades da organização individual ao determinar qual estrutura é mais eficaz para cada situação.
Identificação
A formalização pode ser identificada pelo grau em que os papéis organizacionais são separados dos indivíduos que desempenham esses papéis. A estrutura organizacional formalizada consiste em uma estrutura hierárquica de relatórios e decisões de cima para baixo. É reconhecido pela existência de normas e regulamentos explícitos e codificados. Uma estrutura formalizada normalmente inclui várias camadas de supervisão, incluindo diretores de nível superior ou chefes de departamento, gerentes intermediários e supervisores operacionais.
Benefícios
Um benefício da formalização de uma estrutura organizacional é a natureza rotineira da sucessão. Os papéis de uma posição específica permanecerão os mesmos, independentemente de quem ocupe o cargo específico. Os procedimentos de trabalho são documentados para que um novo funcionário possa ser facilmente inserido em uma posição vaga sem alterar os processos associados à posição. A estrutura duradoura de uma organização formalizada não muda a menos que seja propositalmente alterada pela administração. A estrutura é facilmente entendida e explicada. Além disso, o alinhamento dos processos de trabalho do dia-a-dia com a missão geral da organização é facilmente alcançado em uma estrutura organizacional formalizada.
Organograma
A estrutura de uma organização formalizada, bem como os papéis e relações entre esses papéis, geralmente é visível através do uso de um organograma. O gráfico ilustra as funções individuais dentro da organização, incluindo quem reporta a quem. Também ilustra como as informações e as decisões fluem dentro da organização. O organograma é uma ferramenta valiosa no processo de formalização.
