Contabilidade é a gravação, análise e relato de eventos que são materialmente significativos para uma empresa. As contas contêm registros de alterações nos ativos, passivos, patrimônio líquido, receitas e despesas. A seqüência usual de etapas no processo de gravação inclui a análise, a preparação de lançamentos e o registro dessas entradas no razão geral. Processos contábeis subseqüentes incluem preparar um balancete e compilar demonstrações financeiras.
Noções básicas: débitos e créditos
Débitos e créditos são as ferramentas básicas de contabilidade para alterar contas. Os débitos aumentam as contas de ativos e despesas e diminuem as contas de passivos, patrimônio e receita. Créditos aumentam as contas de responsabilidade, patrimônio e receita, e diminuem as contas de ativos e despesas. Os débitos e créditos estão nos lados esquerdo e direito, respectivamente, de uma conta T, que é a forma mais básica de representar uma conta.
Análise
O primeiro passo no processo de registro é analisar a transação, determinar os lançamentos contábeis e registrá-los nas contas apropriadas. A análise inclui um exame do papel ou registro eletrônico da transação, como uma fatura, um recibo de venda ou uma transferência eletrônica. As transações comuns incluem vendas de produtos, entrega de serviços, compra de suprimentos, pagamento de salários, compra de publicidade e registro de pagamentos de juros. Na contabilidade de competência, as empresas devem registrar as transações no mesmo período em que ocorrem, independentemente de o dinheiro ser ou não comercializado. As transações de receita e despesa afetam as contas de resultado correspondentes, assim como as contas de balanço. Algumas transações podem afetar apenas as contas do balanço.
Entradas de diário
Entradas de diário são o segundo passo no processo de gravação. Uma revista é um registro cronológico de transações. Uma entrada consiste na data da transação, os valores de débito e crédito para as contas apropriadas e um breve memorando explicando a transação. Por exemplo, os lançamentos contábeis para uma transação de venda à vista são para crédito (aumento) de vendas e débito (aumento) em dinheiro. Entradas de diário divulgam todos os efeitos de uma transação em um só lugar. Eles também são úteis na detecção e correção de erros, pois os valores de débito e crédito devem ser balanceados no final de um período.
Postagem no Ledger
A terceira e última etapa do processo de gravação é publicar os lançamentos no razão geral, que contém registros de resumo de todas as contas. Cada registro possui campos para data da transação, comentários, débitos, créditos e saldo pendente. No exemplo anterior de transação de vendas, o processo de lançamento envolve a entrada de um valor de crédito para a conta de vendas, um valor de débito para a conta de caixa e a atualização dos respectivos saldos. O razão geral pode estar na forma de um fichário, cartões de índice ou um aplicativo de software.
