Reuniões são uma parte necessária de todos os negócios. Como uma reunião bem planejada é um fórum para alavancar o capital humano, é uma ferramenta de negócios essencial que pode melhorar a produtividade da força de trabalho. Nenhuma maneira universal de executar uma reunião existe. No entanto, você pode fazer algumas perguntas na maioria das reuniões para ajudá-lo a permanecer no caminho certo e atingir suas metas de reunião.
Quais são os objetivos desta reunião?
Comece cada reunião identificando primeiro as metas da reunião, que também serve para ajudar a "quebrar o gelo". Faça perguntas como "O que queremos realizar hoje?" ou "Quais são os objetivos desta reunião?" Definir um objetivo claro pode ajudar você e os participantes a permanecerem no caminho certo. Se a reunião sair do curso, você pode educadamente lembrar os participantes dos objetivos da reunião.
Que progresso fizemos desde a última reunião?
Pergunte aos participantes da reunião: "Que progresso fizemos desde a última reunião?" Essa é uma pergunta especialmente útil se você tiver reuniões recorrentes. Esteja preparado para discutir o progresso que você fez, e traga uma agenda de reuniões que lista tópicos importantes que você abordou em suas reuniões anteriores e o que você fez para abordar quaisquer questões pendentes.
Que problemas estamos enfrentando?
As reuniões são um local para discutir os problemas que você ou os membros de sua equipe estão tendo com um projeto, sua empresa ou um indivíduo. Então, isso se traduz em "Que problemas estamos enfrentando?" A preparação é fundamental, então planeje a reunião apresentando uma lista de pontos de discussão. Ao discutir problemas, não fique zangado e defensivo; mantenha a calma e explique problemas conhecidos, descubra ameaças iminentes e solicite maneiras de abordar esses problemas.
Quais são as coisas que queremos realizar antes do nosso próximo encontro?
Encerre todas as reuniões perguntando: "Quais são as coisas que queremos realizar antes de nossa próxima reunião?" Desenvolva uma lista dos próximos passos no final de cada reunião. Peça a alguém da sua equipe que envie notas detalhadas da reunião que liste funções, responsabilidades e datas para cada um dos seus próximos passos. Dê uma volta pela sala e peça aos participantes para compartilharem o que eles acham que são os melhores passos a serem dados para alcançar suas metas para a próxima reunião.
Como realizamos nossos objetivos de negócios no futuro?
Pergunte aos participantes da reunião: "Como podemos alcançar nossas metas de negócios no futuro?" Isso é importante porque todas as reuniões devem estar alinhadas às metas e objetivos da empresa. A pergunta ajuda os participantes da reunião a manter o quadro geral em mente, porque isso é algo que muitas vezes se perde no embaralhamento do dia-a-dia.
