Laptops emprestados podem ser um benefício para você e seus clientes. Você acumula receita, oferecendo comodidade aos seus clientes. No entanto, quando o departamento de suporte de TI empresta laptops para pessoas físicas, é vital ter um sistema de rastreamento que minimize a perda de laptops. Você não precisa pagar uma empresa profissional para instalar equipamentos especializados para acompanhar os laptops emprestados. Em vez disso, você pode concluir a tarefa sozinho.
Preparando o Sistema de Rastreamento
Realize um inventário completo nos laptops que você possui. Ao concluir o inventário, anote as informações como número do modelo, tipo de equipamento e número de série.
Crie um número especializado para cada laptop para rastreá-los quando desconectado. Você pode usar uma combinação de letras e números.
Anexe adesivos a cada laptop com o número de série correspondente e mantenha uma lista de inventário em um local seguro.
Desenvolvendo o Sistema de Rastreamento
Determine o tipo de sistema de rastreamento que você deseja usar. Por exemplo, se você quiser ir sem papel, precisará criar um documento, como uma planilha, para acompanhar os laptops emprestados.
Desenvolva um formulário de check-out do laptop. Independentemente de o formulário ser em papel ou um download eletrônico, você precisa das mesmas informações nele. Incluir: tipo de equipamento retirado, cor, características, número da etiqueta do patrimônio, número de série, número do modelo e informações do mutuário. Escreva a política de empréstimo.
Ensine seus funcionários a usar o sistema de rastreamento e acompanhe cada laptop desconectado.
Implementando o sistema de rastreamento
Forneça a cada mutuário o formulário de check-out do laptop. Se você estiver usando um sistema eletrônico, precisará imprimir o formulário e fazer com que o mutuário o assine. Peça que seus funcionários expliquem sua política de empréstimo.
Complete um inventário semanal dos laptops emprestados ainda em sua posse.
Anote todos os laptops que ainda estejam emprestados. Se já passou da data de vencimento, entre em contato com o mutuário.
Dicas
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Se você estiver emprestando um laptop por um curto período, talvez queira ter um sistema de backup. Um sistema de backup é manter a identificação do mutuário. Por exemplo, se você estiver em um campus universitário, poderá solicitar a identificação da faculdade do aluno como garantia para ajudar a acompanhar laptops emprestados.
Aviso
Sua política de empréstimo deve explicar claramente a política da sua empresa em relação à responsabilidade pessoal do mutuário por laptops emprestados perdidos ou roubados.
