Como empresário, é impossível controlar tudo. O planejamento de contingência consiste em reconhecer suas limitações e preparar-se para lidar com coisas que você não pode evitar: desastres naturais, terrorismo, falhas de hardware e outros eventos que ameaçam interromper negócios. Feito corretamente, um plano de contingência não deve assustá-lo. Deve aumentar a capacidade da sua empresa para lidar quando as coisas não vão tão bem quanto o esperado.
Mantenha firme, mesmo em desastre
Ter um plano de contingência significa que, quando o inesperado acontece, sua empresa pode manter o melhor estado de operações possível, dependendo da gravidade do desastre. Em vez de ir à falência quando seu prédio é atingido por um tornado, o seguro de alívio de desastres que você comprou pode cobrir grandes custos, por exemplo. De acordo com um artigo de Darrell Rigby para "Forbes", o New York Board of Trade salvou-se construindo um segundo pregão fora do World Trade Center. Esse plano de contingência contra o terrorismo manteve a diretoria saudável e em atividade, apesar dos ataques que ocorreram em 11 de setembro de 2001.
Pessoal capacitado
Um plano de contingência eficaz delineia quem é responsável pelo que diante do desastre. Desde que você teste seu plano e conscientize seus funcionários sobre suas obrigações, um plano de contingência economiza tempo se o pior acontecer. Em vez de ter pessoas esperando por orientação, você tem uma força de trabalho repleta de pessoas que sabem o que fazer e como fazê-lo. Menos tempo é desperdiçado, coordenando os funcionários e dando ordens, para que você possa se concentrar em lidar com quaisquer problemas que você não tenha em conta no seu plano original.
Planeje o pior
Quando você planeja o pior com antecedência, você pode achar que alguns desastres são realmente evitáveis. Sentar e pensar nos riscos da sua empresa é tudo o que é necessário para esclarecer esses problemas. Por exemplo, talvez você concorde com os bancos de dados da sua empresa, mas a análise de riscos revela que eles estão ficando antigos e você não tem um backup em vigor. Substituir seu equipamento antigo e projetar um sistema de backup ajuda a evitar uma crise antes que aconteça.
Sinta-se mais preparado
Quando você planeja o que pode acontecer, você está mais preparado psicologicamente para lidar com o inesperado. Sem nenhum plano, você deve pensar em quais etapas tomar primeiro, segundo e terceiro para minimizar os danos causados por eventos catastróficos. Com um plano de contingência, essas noções básicas já estão documentadas, deixando sua mente clara para lidar com preocupações de nível mais alto. Quando você sabe que fez tudo o que pode para lidar com uma situação ruim, pode abordar problemas com uma atitude calma e assertiva.
